Dipl.-Ing. Alfred Mayr

Eine Wohnungsgenossenschaft hatte zur Dokumentation der Geschäftsprozesse eine Sammlung interner Anweisungen („IKS“) verwendet. Im Zuge eines Innovationsprojektes wurde die Verbesserung von Geschäftsprozessen thematisiert und deshalb wurde ich beauftragt auf Basis der bestehenden (lückenhaften) Prozessdokumentation ein Prozessmanagementsystem einzuführen und damit das vorhandene Wissen einfach und transparent verfügbar zu machen.

Mittels Workshops und durch Interviews wurden Geschäftsprozesse gemeinsam erhoben und in Excel dokumentiert. Dabei wurde am Beginn der Fokus auf die Dokumentation von zwei relevanten Prozessen gelegt, um damit einen Quick-Win zu erzielen. In weiterer Folge wurde im Projektteam gemeinsam eine passende Vorgehensweise für die Erhebung der Prozesse festgelegt und die Modellierungsrichtlinien festgelegt. Die Vorgehensweise und die Modellierungsrichtlinien wurden in einem Prozessmanagement-handbuch dokumentiert und im Laufe des Projekts laufend erweitert und angepasst.

Am Beginn jedes Prozesses wurden vorhandene Dokumente von einem Projektteammitglied analysiert, bei Bedarf wurden ergänzende Interviews mit Key User*innen aus den Fachbereichen durchgeführt. Der erste Entwurf des Prozesses wurde in einer von mir bereit gestellten Vorlage in Excel erfasst. Das Ergebnis jedes Entwurfs wurde in einem Workshop mit Stakeholder*innen präsentiert, diskutiert und angepasst.

Parallel zur Dokumentation der Prozesse in Excel habe ich die Anforderungen für ein Prozessmodellierungswerkzeug erhoben, einen Angebotsvergleich durchgeführt und eine Empfehlung für ein Prozessmodellierungswerkzeug gegeben werden.

Wesentlich bei der vier Jahre dauernden Begleitung war, dass der Wissenstransfer so gestaltet wurde, dass die Prozesseigner befähigt waren, Prozesse selbständig zu dokumentieren, zu analysieren und zu verbessern.

In einer Abschlusspräsentation hat der Leiter Recht und Finanzierung folgende Erfolgsfaktoren für das erfolgreich durchgeführte Projekt angeführt:

•    Externe Begleitung

•    Basisarbeit bei der Prozessstrukturierung

•    Kleines Projektteam

•    Sehr effizienter Arbeitsmodus

•    Gutes Gespür bei der Nominierung der Workshopteilnehmer durch die Abteilungsleitungen

Die Fußball-Europameisterschaft 2016 bot eine einzigartige Gelegenheit, das Reiseerlebnis in den ÖBB-Zügen zu revolutionieren. Ziel war es, den Passagieren ein stabiles WLAN und Live-Übertragungen der EM-Spiele direkt an Bord der RailJets zu ermöglichen. Angesichts des engen Zeitplans und der technischen Komplexität forderte die ÖBB den Lieferanten auf, externe Unterstützung einzusetzen. Der Lieferant ist ein führender Anbieter von Netzwerklösungen für den Schienenverkehr und hat sich auf innovative Technologien spezialisiert, die Konnektivität und Komfort für Passagiere weltweit verbessern. Ich habe von Jänner bis Mai 2016 beim Lieferanten der Internet in Board Lösung die Programmleitung (Züge und Busse) und die Projektleitung (RailJet) dieses für die ÖBB öffentlichkeitswirksamen Projekts übernommen.

Die besonderen Herausforderungen waren die bis dahin mangelnde Performance des Lieferanten und der damit einhergehende zeitliche Rückstand im Projektplan und die hohen Erwartungen des Kunden. Bei der Durchführung von Interviews mit den Stakeholdern des Kunden und des Lieferanten wurden als Ursachen mangelnde Ressourcen beim Lieferanten, fehlende Dokumentation der Konfigurationen und die fehlende Projektkultur des in Großbritannien ansässigen Lieferanten heraus.

Im ersten Schritt habe ich eine enge Abstimmung mit Stakeholdern des Kunden durchgeführt notwendig, um realistische Erwartungen in die Ziele und den Zeitplan zu erhalten. In weiterer Folge hat er Verbesserungsmaßnahme in den Prozessen (Installation, Konfiguration und Berichtswesen) sowie Methoden für eine transparente Dokumentation sowie daily stand up Meetings eingeführt. Da die ÖBB auf der laut Vertrag vereinbarten Anzahl Installationen bestand und der Lieferant nicht für diese Anzahl erforderlichen Prozesse verfügte, gab es keine andere Möglichkeit, als den Geschäftsführer des Lieferanten zu einem zweitägigen vor Ort Besuch einzuladen, damit sich dieser ein Bild der Situation aus der Sicht des Kunden zu machen.

Auch wenn die ursprünglich gesteckten hohen Ziele des Kunden sukzessive reduziert werden mussten, konnte die ÖBB dank der erfolgreichen Projektleitung die Spiele der Fußball EM 2016 zumindest in zwei RailJets live übertragen und somit ihren Kunden eine weltweit einmalige technologische Innovation bieten (https://der.orf.at/unternehmen/aktuell/tvthek-oebb100.html).

Ich habe der ÖBB geholfen, dieses komplexe Programm in kürzester Zeit erfolgreich umzusetzen. Meine Expertise im Programmmanagement war entscheidend für den Erfolg.

Firma A ist ein international erfolgreiches Unternehmen, das innovative Automatisierungslösungen für verschiedene Branchen anbietet. Das Unternehmen ist bekannt für seine hohe Qualität und seine kundenorientierten Lösungen und stand vor der Herausforderung, ein neue Anlage zu entwickeln. Das Projekt erforderte nicht nur innovative Hardware, sondern auch eine effiziente und agile SW Entwicklungsorganisation.

Ich habe die Firma A von September 2014 bis Dezember 2015 unterstützte, indem ich das SW-Entwicklungsprojekt in einem kritischen Status übernommen habe.

Die besonderen Herausforderungen waren in einem ersten Schritt in Gesprächen mit den Mitarbeiter*innen Transparenz über den Zustand des Projekts zu schaffen und die tatsächlichen Ursachen der Verzögerungen zu identifizieren. In weiterer Folge habe ich gemeinsam mit dem Leiter der SW Entwicklung und Key Playern die SW-Entwicklung reorganisiert, Prozesse optimiert und die Zusammenarbeit zwischen den Teams (Product Owner, Entwickler, Tester, Business Support) verbessert. Ein Teil der Maßnahmen waren auch Trainings im Anforderungsmanagement und die Unterstützung der Product Owner bei der präzisen Erfassung und Verwaltung von Anforderungen.

Dank meiner Expertise und eines adaptierten Projektplans konnte die neu geplante Anlage in der geplanten Zeit und im Rahmen des Budgets fertig gestellt werden.

Spar, ÖBB, BMW, Erste Bank, Bundesministerium für Finanzen, Bundeskanzleramt, Flughafen Wien AG, A1 Telekom, Magistrat der Stadt Wien, KEBA, Neue Heimat OÖ, Magistrat der Stadt Linz, Raiffeisen Software, Bank Austria, Wiener Gesundheitsverbund, Wiener Gebietskrankenkasse, 3S, erne fittings, ...