Aufbewahrungspflichten beachten
Die Aufbewahrungspflicht für diese Unterlagen beträgt grundsätzlich sieben Jahre. Die Sieben-Jahres-Frist läuft vom Schluss des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Belege des Kalenderjahres 2014 waren z.B.: bis Ende des Kalenderjahres 2021 aufzubewahren.
Auch davon abweichende Fristen sind zu beachten: z.B.: in der Umsatzsteuer (22 Jahre bei Grundstücksumsätzen, 10 Jahre für bestimmte elektronische Leistungen in die EU) oder iZm den COVID-Maßnahmen (z.B.: 10 Jahre für Kurzarbeitsbeihilfen). Darüber hinaus sind Belege so lange aufzubewahren, wie sie für anhängige Verfahren von Bedeutung sind.
Belege können entweder in Papierform, mittels optischer Archivierungssysteme (Mikrofilm u.ä.) oder in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden. Hier ist auf die Qualität der Speicherung zu achten, bloßes Scannen reicht in der Regel nicht.
Generell ist bei Datenträgern sicherzustellen, dass die Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Es besteht die Verpflichtung zur Verfügungsstellung von Hilfsmitteln, um die Lesbarkeit zu gewährleisten.
Aus der Nichtaufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Belegen kann sich eine Schätzungsbefugnis für das Finanzamt ergeben. Zusätzlich drohen auch Geldstrafen, wenn eine Finanzordnungswidrigkeit vorliegt.
