E-Rechnung – so funktioniert’s
Immer öfter werden auch E-Rechnungen von größeren Unternehmen oder öffentlichen AuftraggeberInnen eingefordert. Wie kann man dieses Tool nun auch in einem kleinen Unternehmen einführen?
Schritt für Schritt zur E-Buchhaltung
Informieren Sie sich vorab über die Möglichkeiten und Trends der strukturierten E-Rechnung und starten Sie dann mit der Überlegung, ob Sie zukünftig nur Rechnungen oder das komplette Auftragswesen elektronisch abwickeln wollen. Zu beachten gilt hier, wenn Rechnungen auf Papier eintreffen. Diese sollten eingescannt werden, damit keine Fehler oder Doppelbuchungen zustande kommen. Bedenken Sie auch, wie Sie den Freigabeprozess und die Archivierung handhaben wollen.
Nun muss das passende Buchhaltungsprogramm gefunden werden. In Österreich ist der XML-Rechnungsstandard ebInterface häufig im Einsatz. Probieren Sie unterschiedliche Produkte aus, um das für Sie ideale Tool zu finden. Bevor es ans Eingemachte geht, machen Sie einen Testlauf mit Testkunden und Testlieferanten und bekommen Sie schon vorab ein Gefühl für den neuen Prozess. Sobald Sie Ihre KundInnen über den neuen elektronischen Rechnungsweg informiert und die E-Rechnung in Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgenommen haben, kann es schon losgehen.
Vorteile der E-Rechnung
Angehängte PDF-Dokumente sind nun Geschichte! E-Rechnungen in einem standardisierten elektronischen Format wie beispielsweise EDI/EDIFACT, XML, UBL etc. bieten mehr Möglichkeiten der automatischen Weiterverarbeitung und viele weitere Vorteile, u.a.:
- die Vereinfachung von Prozessen im Rechnungswesen
- geringere Bearbeitungskosten
- mehr Transparenz
- Zahlungsinformationen wie IBAN, Rechnungsnummer oder der Zahlungszweck sind automatisch richtig angegeben
- Porto und Materialkosten werden eingespart
- schnellerer Rechnungsempfang bedeutet oftmals auch schnellere Bezahlung
Aufgepasst bei Pflichtangaben
Natürlich müssen elektronische Rechnungen wie auch Papierrechnungen oder Rechnungen per PDF rechtliche Anforderungen erfüllen. Man sollte keinesfalls auf folgende Angaben auf der Rechnung vergessen:
- Name und Anschrift
- handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände und Menge (Art und Umfang)
- Tag beziehungsweise Zeitraum der Lieferung oder Leistung
- Entgelt
- Steuerbetrag
- Umsatzsteuersatz
- fortlaufende Rechnungsnummer
- UID-Nummer
- Ausstellungsdatum
Der optimale Weg
Grundsätzlich wird empfohlen, ab 50 bis 100 Ein- bzw. Ausgangsrechnungen pro Monat über einen Umstieg auf E-Rechnungen nachzudenken. Sollte das bei Ihnen zutreffen und Sie mit dem Gedanken spielen, diesen Digitalisierungsprozess in Ihrem Unternehmen zu implementieren, stehen Ihnen natürlich auch unsere Online-Tools und Services zur Verfügung:
- Der kostenlose Online-Ratgeber der WKÖ hilft Ihnen bei den ersten Schritten: https://ratgeber.wko.at/e-rechnung/
- Im ebInterface Online Formular können Sie eine E-Rechnung im Format ebInterface erstellen, ohne eine Software auf Ihrem Computer zu installieren.
- Über das ebInterface Service können Sie zusätzlich eine ebInterface Rechnung auf technische Richtigkeit prüfen und in eine leicht lesbare PDF-Datei umwandeln. Der QR-Code, der dabei auf der PDF-Rechnung erzeugt wird, ermöglicht die automatische Übernahme der Daten ins Mobile Banking des Kunden.
- Der E-Rechnungs-Infoservice im WKO Firmen A-Z bietet die Möglichkeit, unternehmenseigene E-Rechnungsdaten in Ihrem Profil im Firmen A-Z hinzuzufügen.
- Auf der Service-Seite Publikationen zum Thema E-Rechnung können Sie sich detailliert über die rechtlichen Grundlagen sowie die technischen und betriebswirtschaftlichen Aspekte der E-Rechnung informieren.
Noch Fragen?
Vertrauen Sie auf die Expertise unserer BuchhalterInnen und nutzen Sie noch bis Ende März 2022 die Chance einer kostenlosen Erstberatung. Denn jemand der Sie persönlich und auf Augenhöhe unterstützt und dabei auf Ihre individuellen Bedürfnisse eingeht, kann den entscheidenden Unterschied machen.
Mehr Infos finden Sie auf www.huddlex.at/erstberatung
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