Elektronische Rechnungsarchivierung leicht gemacht

Die zahlreichen Vorteile wie vereinfachte Prozesse, Kostenersparnis und die Möglichkeit der automatisierten Weiterverarbeitung führen zu mehr Effizienz und Struktur in Unternehmen.

Viele österreichische Unternehmen verwalten ihre Ein- und Ausgangsrechnungen bereits in elektronischer Form – Tendenz steigend. Die unternehmerische Pflicht endet aber nicht mit der Bezahlung bzw. dem Ausstellen von Fakturen: Das Steuerrecht sieht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von Rechnungen für 7 Jahren vor. Unternehmer:innen müssen sich also zwangsläufig damit auseinandersetzen in welcher Form sie diese notwenige Archivierung durchführen.

Alle die ihre Rechnungen bereits digital verwalten, archivieren diese natürlich ebenso elektronisch. Diese Form der Archivierung macht endlich Schluss mit dem Papierchaos, bringt Kosten- sowie Platzeinsparungen und vermeidet lästiges Suchen. Das klingt erstmal vielversprechend, doch auch hier ist Vorsicht geboten: Wer Fehler beim Archivieren macht, riskiert Strafen und die Aberkennung des Vorsteuerabzuges! Zum Glück lassen sich teure Fehler durch das nötige Wissen und die richtigen Tools vermeiden.

Der zentrale Punkt ist die sogenannte revisionssichere Archivierung, welche die Unveränderbarkeit der Daten nach Abspeicherung gewährleistet, um vor Betrug zu schützen. Gleich vorweg: Das reine Abspeichern einer PDF auf einem USB-Stick oder der Festplatte ist also keine adäquate und zulässige Archivierungsmöglichkeit.

Die Merkmale einer revisionssicheren Archivierung:

• Vollständigkeit: Alle Bestandteile der Rechnung müssen vollständig, geordnet und urschriftgetreu archiviert werden.
• Unveränderbarkeit: Jede nachträgliche Veränderung muss nachvollziehbar und lückenlos protokolliert sein, wobei das Originaldokument erhalten bleiben muss. 
• Wiederauffindbarkeit & Prüfbarkeit: Alle Informationen müssen wieder auffindbar und auch für Behörden zugänglich sein. Eine einheitliche und eindeutige Benennung der Dateien ist dabei wichtig.
• Sicherung vor Verlust: Die Datensicherheit und dauerhafte Lesbarkeit müssen gewährleistet sein.
• Aufbewahrungspflicht: Die Rechnung darf frühestens dann aus dem Archiv gelöscht werden, wenn die Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren abgelaufen ist. Rechnungen müssen jedoch nicht zusätzlich in Papierform aufbewahrt werden.
• Dokumentation: Die ausführliche Dokumentation des Archivierungsverfahrens bzw. Digitalisierungsprozesses muss gegeben sein.

Um seiner Pflicht vor dem Gesetzgeber nachzukommen, ist es natürlich notwendig das theoretische Wissen auch in die Praxis zu transferieren. Doch welche Möglichkeiten der Anwendung gibt es eigentlich?

Diese Systeme kommen für die Anwendung in Frage:

(write once read many) wie CD-R, DVD-R oder Blue Ray

• Plus: Einfach und schnell in der Anschaffung, günstig
• Minus: Manuelles Handling, keine Netzwerkfähigkeit

• Plus: Flexibler und skalierbarer Speicherplatz, schnelle Suche, automatisches Backup
• Minus: Eigene Daten auf den Servern außer Haus, laufende Kosten durch Servicevertrag

• Plus: Einfache Handhabung, Datenabspeicherung inhouse
• Minus: Höhere Einstiegskosten

• Plus: Alle Dokumente und Rechnungen in einer Software, effizient
• Minus: Höhere Anschaffungskosten, bedachte Auswahl wichtig

Die Frage welches nun das beste und praktikabelste System für die richtige Archivierung der elektronischen Rechnungen ist, muss je nach Unternehmen, Struktur und Anforderungen individuell überdacht und entschieden werden. Wer für eine bedarfsgerechte und solide Basis sorgt erspart sich in der Zukunft Geld und Zeit, die dem Unternehmen anderwärtig zur Verfügung steht. Gerade bei der Implementierung oder Umstrukturierung von Digitalisierungsprozessen kann es sinnvoll sein sich von einem externen Profi beraten zu lassen.

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