Individuelle Softwarelösungen sparen Zeit, Ärger und Geld
Oft wird durch fehlende Kenntnisse oder mangelnde Vorbereitung bei der Software gespart. Doch genau hier sollten Sie von günstigen Spontankäufen und damit verbundenen Kompromissen absehen und nach einer Lösung suchen, die das Unternehmen in all seinen Abläufen perfekt unterstützt.
Schnellschussaktionen können teuer werden
Warum also nicht gleich die richtige Software im Unternehmen implementieren?
Regelmäßig stehen Unternehmer:innen aus ganz unterschiedlichen Gründen vor der Entscheidung, eine neue Software für ihre Kernprozesse auszuwählen. Bevor Sie sich für viele Jahre an ein Produkt und einen Hersteller binden, muss das Tool aus unterschiedlichen Perspektiven bewertet werden. Viele Unternehmen machen den Fehler und kaufen einfach die Software, die auch andere gekauft haben und nehmen sich keine Zeit beim Beschaffungsvorgang. Wie zu erwarten, führt das nicht nur zu unzufriedenen User:innen, sondern kann auch höhere Kosten, Aufwand und nervliche Belastung bedeuten. Dabei muss man auch etwaige Probleme wie Produktionsausfälle oder Datenverlust in Kauf nehmen.
Markus Roth, Obmann der Fachgruppe Unternehmensberatung, Buchhaltung und IT der Wirtschaftskammer OÖ: „Würden Sie ohne Plan ein Haus bauen? Wohl kaum! Deshalb sollte man sich bei der Softwarebeschaffung ebenfalls vorab informieren und eine gezielte und durchdachte Planung vornehmen.“
Es gibt sowohl standardisierte Pakete als auch maßgeschneiderte Systeme zur Auswahl. Mit einer Standardsoftware kann es sich wie mit einer fix geplanten Küchenzeile verhalten: Wenn man Glück hat, passt die schnell gefundene Küche genau in die eigene Wohnung – wenn man Pech hat, verliert man aber wertvollen Stauraum, die Geräte erfüllen nicht die Anforderungen und man ist nie völlig zufrieden.
Ein Tool - viele Vorteile
Wie kann man diesem Szenario entgehen? Der Fokus kann auf einer bereits verfügbaren und in der Branche bewährten Software, auf einer Customizing-Software oder auf einer maßgeschneiderten Individual-Software liegen. Nach der Definition von Unternehmenszielen und den daraus resultierenden Softwareanforderungen kann das optimale Produkt ausgewählt bzw. vom IT-Profi entwickelt werden. Optimierte Anpassungen an die eigenen betrieblichen Anforderungen erhöhen langfristig die Leistungsfähigkeit und sparen somit schlussendlich sogar noch Geld.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand:
- Optimierung von Geschäftsprozessen und -abläufen
- Zeitersparnis
- Reduktion von Arbeitsaufwand und Administration
- Die Software kann synchron mit dem Unternehmen und seinen Bedürfnissen wachsen und angepasst werden
- Schneller und direkter Support bei Fragen oder Problemen
- Erhöhte Wettbewerbsfähigkeit
- Investition in die Zukunft durch Digitalisierung mit Sinn
Eine gute Software wirkt sich außerdem positiv auf das Betriebsklima aus, da die Arbeit damit unkompliziert und rasch abgewickelt und so Mitarbeiter:innen für konzeptionelle und kreative Aufgaben freigespielt werden können.
Individuelle Lösung statt „Entweder - oder“-Entscheidung
Kein Unternehmen ist wie das andere. Welche Software perfekt für das eigene Unternehmen geeignet ist, muss je nach Branche, Unternehmensgröße und Anforderungen entschieden werden. Schnittstellen zu Drittsystemen, Mitarbeiterausbildung, interne Prozesse, Ausrichtung des Unternehmens, verfügbare IT-Infrastruktur und vieles mehr führen dazu, dass ähnliche Unternehmen ganz verschiedene Softwaresysteme benötigen. Um möglichst viele Benefits nutzen zu können, ist es wichtig, alle Möglichkeiten und Limitierungen des Systems zu durchdenken und herauszuarbeiten. Mit der Auswahl bzw. Definition der richtigen Software ist es aber nicht getan: Denn auch die Implementierung muss strategisch geplant und vorbereitet werden!
Mit der vorab definierten, eventuell agilen Vorgehensweise oder einem Lasten- und Pflichtenheft ist man auch organisatorisch gut auf die Softwareumstellung vorbereitet. Diese können das Projektmanagement immens unterstützen, um erfolgreich und termingerecht zum Ziel zu kommen. Auftraggeber:innen und Auftragnehmer:innen vereinbaren darin den Funktionsumfang der Software sowie alle relevanten Rahmenbedingungen. So können Missverständnisse und künftige Streitigkeiten vermieden und das Projekt erfolgreich durchgeführt werden.
Gut beraten, sicher entscheiden
Für manche Unternehmen mag eine Standardsoftware durchaus passen, andere sind mit einer maßgeschneiderten Lösung besser beraten. Bei der Auswahl eines Produktes sollten sich Unternehmen ausreichend Zeit für die Analyse und Bewertung der Anforderungen nehmen. Damit die Software später auch den verschiedenen Bedürfnissen aller Unternehmensbereiche gerecht wird, ist es wichtig bei diesem Prozess alle Anwender:innen aktiv miteinzubeziehen.
Um bei der Komplexität nicht den Überblick zu verlieren und teure Fehlentscheidungen zu vermeiden, ist es ratsam, externe Profis zu Rate zu ziehen, die mehr Effizienz in das Anschaffungsmanagement bringen. Mit ihrer fachlichen Expertise und Erfahrung fällt es zudem noch leichter langfristig die beste Entscheidung zu treffen, um das eigene Unternehmen auf Erfolg zu programmieren.
Digitalisierung wird jetzt sogar gefördert
Da die Implementierung von modernen Softwarelösungen natürlich auch mit Kosten verbunden ist, werden heimische Unternehmer:innen durch das Förderprogramm DIGITAL STARTER 22 unterstützt.
Die Förderquote von 40 Prozent bis max. 10.000 Euro für Klein- und Mittelbetriebe lohnt sich auf alle Fälle. Das Programm bietet mit dem DigiProjekt eine Basisförderung zur Konzeptionierung und Umsetzung des Digitalisierungsvorhabens (40 %, max. 4.000 Euro), für IT-Sicherheit und Digitalisierungsvorhaben mit nachweislichen Nachhaltigkeitsaspekten gibt es zusätzlich einen DigiBonus (40 %, max. 5.000 Euro + max. 1.000 Euro).
Mehr Infos unter www.digitalstarter22.at
Die OÖ IT-Dienstleister:innen beraten Sie umfassend bei der Auswahl der richtigen Software. Denn sie kennen alle technischen Möglichkeiten und haben einen fundierten Marktüberblick.
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